Datenschutzerklärung für das Buchungssystem

Fassung 2027-01 · Stand 04.11.2026 · gilt für das Online-Buchungssystem der Zeltwiese Löbejün ab dessen Freischaltung.

Diese Erklärung informiert Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie über unser Buchungssystem buchen, ein Angebot von uns erhalten, ein Gästekonto („Mein Bereich“) nutzen, über ein Vermittlungsportal bei uns buchen oder bei uns übernachten. Für unsere Informationswebsite www.zeltwiese-loebejuen.de gilt die dort verlinkte eigene Datenschutzerklärung (Ziffer 2a).

1. Verantwortlicher

Zeltwiese Löbejün, Inhaber Michael Silbereisen, Merbitzer Berg 1, 06193 Wettin-Löbejün, E-Mail: kontakt@zeltwiese-loebejuen.de, Telefon: +49 171 3176554.

2. Aufruf des Buchungssystems

Beim Aufruf verarbeitet unser Server technisch notwendig Ihre IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browserangaben, um die Seiten auszuliefern und die Sicherheit zu gewährleisten. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir Anfragen und fehlgeschlagene Anmeldeversuche je IP-Adresse und Konto kurzzeitig im Arbeitsspeicher; diese Zähler werden nicht dauerhaft gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb. Der vorgeschaltete Webserver führt kein Zugriffsprotokoll; technische Fehler protokolliert er mit den dafür nötigen Verbindungsdaten, zu denen die IP-Adresse gehören kann. Diese Fehlerprotokolle bewahren wir höchstens 14 Tage auf (Ziffer 11).

Das Buchungssystem verwendet keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste (insbesondere kein Google Analytics und keinen Google Tag Manager) und bindet keine Inhalte Dritter wie Schriftarten, Karten oder Videos ein. Eine Onlinezahlung über PayPal ist derzeit nicht freigeschaltet.

2a. Unsere Website und Google Analytics

Unsere Informationswebsite www.zeltwiese-loebejuen.de ist ein eigenes Angebot, das bei der Webnode AG (Schweiz) betrieben wird. Dort sind unter anderem Google Analytics 4 der Google Ireland Limited bzw. Google LLC und ein Chat-Widget (Tidio) eingebunden; ob und in welchem Umfang dabei Daten verarbeitet werden, richtet sich nach den Cookie-Einstellungen der Website. Einzelheiten, Einwilligung und Widerruf regelt die Datenschutz- und Cookie-Richtlinie der Website. Wechseln Sie von der Website in das Buchungssystem, werden dabei keine Analysedaten an das Buchungssystem übergeben, und das Buchungssystem lädt kein Google Analytics.

2b. Chatbot

Auf unserer Website können Sie häufige Fragen in einem Chatfenster stellen. Der Chat-Assistent läuft auf unserem eigenen Server und beantwortet Fragen ausschließlich aus unseren veröffentlichten FAQ. Es werden keine Dienste Dritter eingebunden, keine Cookies gesetzt und keine künstliche Intelligenz eines externen Anbieters genutzt.

Ihre Frage wird zur Beantwortung an unseren Server übertragen. Grundsätzlich speichern wir sie nicht. Nur wenn der Assistent keine passende oder keine sichere Antwort findet oder wenn Sie eine Antwort mit „nicht hilfreich“ bewerten, speichern wir zur Verbesserung unserer Antworten das Datum (ohne Uhrzeit), die Sprache, den Fragetext und die angezeigte Antwort. Ihre IP-Adresse und Angaben zu Ihrem Gerät speichern wir dabei nicht. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Kontonummern und Buchungsnummern werden vor dem Speichern automatisch unkenntlich gemacht. Bitte geben Sie im Chat trotzdem keine persönlichen Daten ein.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Gästefragen und an der Verbesserung unseres Informationsangebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die gespeicherten Fragen werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Zugriff haben nur Administratoren unseres Teams.

Für Anliegen, die eine persönliche Antwort erfordern, schreiben Sie uns bitte an kontakt@zeltwiese-loebejuen.de.

3. Buchung, Angebot und Durchführung des Aufenthalts

Für eine Buchung verarbeiten wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ihre Nachricht, Zeitraum, Unterkunft bzw. Stellplatz, Personenzahl, Tagesgäste mit Anzahl und Besuchstag, Ihre Angaben zu Schlafmöglichkeiten (zum Beispiel wie viele Personen im Fahrzeug schlafen), Anreiseart und Fahrzeuge, gebuchte Zusatzleistungen, vorbestellte Verpflegung mit Verzehrtag, Preise und Preispositionen, gewählte Zahlungsart, Buchungsnummer sowie Zeitpunkte und Status der Buchung (gebucht, angereist, abgereist, storniert). Für Angebote verarbeiten wir zusätzlich die von Ihnen mitgeteilten Angaben wie Organisation, Ansprechpartner und Anschrift.

Die Telefonnummer der buchenden Kontaktperson ist eine Pflichtangabe; wir nutzen sie für Rückfragen zur Buchung und zum Aufenthalt. Ändern Sie sie später, speichern wir die neue Nummer mit Zeitpunkt und Herkunft der Änderung; die bei der Buchung angegebene Nummer bleibt als Teil des Vertragsstands erhalten. Im Gästekonto zeigen wir nur die letzten Ziffern an.

Je angegebenem Fahrzeug können Sie ein Kennzeichen angeben oder „noch nicht bekannt“ wählen und es später im Gästekonto ergänzen; auch unsere Mitarbeitenden können es ergänzen. Kennzeichen nutzen wir nur für die Zuordnung der Fahrzeuge auf dem Gelände. Sie werden nicht Teil des gespeicherten Vertragsstands und sieben Tage nach der Abreise automatisch gelöscht.

Melden sich Tagesgäste spontan vor Ort an, erfassen wir Besuchstag, Anzahl, Fahrzeuge, Betrag, Zahlungsart, optional einen Namen sowie Zeitpunkt und erfassende Person.

Zweck ist der Abschluss und die Durchführung des Vertrags einschließlich Platzzuteilung, Kommunikation und Abrechnung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Ohne diese Angaben können wir die Buchung nicht annehmen.

Buchen Sie über ein Vermittlungsportal (zum Beispiel Booking.com oder Airbnb), erhalten wir vom Portal die für die Buchung nötigen Angaben (Name, die vom Portal übermittelten Kontaktdaten, Zeitraum, Unterkunft, Personenzahl). Wir erfassen diese Angaben zusammen mit Portal, externer Buchungsnummer, vereinbartem Preis und bekanntem Zahlungsstatus in unserem Buchungssystem, um den Platz zu reservieren und Ihren Aufenthalt durchzuführen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Für die Verarbeitung durch das Portal selbst ist das Portal verantwortlich. Eine Buchungsbestätigung senden wir Ihnen in diesem Fall nur nach manueller Prüfung.

Für den Nachweis des Vertragsinhalts speichern wir zu jeder Buchung, welche Fassung unserer AGB und unserer Hausordnung gilt, deren Prüfwert und den Zeitpunkt der Annahme sowie, welche Fassung dieser Datenschutzerklärung Ihnen bereitgestellt wurde (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO). Die Bereitstellung der Datenschutzerklärung ist keine Einwilligung.

4. Änderungen, Stornierungen und Erstattungen

Ändern oder stornieren Sie eine Buchung, protokollieren wir Zeitpunkt, Werte vorher und nachher, Preisfolgen, die Berechnung der Stornokosten je Preisposition, Zahlungsstand und ein etwaiges Guthaben. Für die Stornofrist speichern wir das ursprünglich gebuchte Anreisedatum. Passen wir Stornokosten nach Prüfung an (zum Beispiel wegen anderweitiger Vermietung oder eines Nachweises von Ihnen), speichern wir Anlass, Betrag, Begründung, Zeitpunkt und bearbeitende Person. Für Erstattungen speichern wir Betrag, betroffene Preispositionen, Bearbeitungsschritte mit Begründung, Zeitpunkt und bearbeitender Person, Auszahlungsweg, gegebenenfalls die für die Überweisung angegebene Bankverbindung und die Referenz der Auszahlung; bei Erstattungen wegen einer Waldbrandsperre zusätzlich die gesperrten Tage und die zurückgenommene Holzkohle. Bei Teilstornierungen speichern wir die entfallenden Leistungen und die Berechnung der Teilstornokosten. Teilen Sie uns mit, dass weniger Personen, Zelte oder Fahrzeuge anreisen, speichern wir diese Mitteilung mit Zeitpunkt. Bieten wir Ihnen freiwillig ein Kulanzguthaben an, speichern wir Betrag, Grund, Zeitpunkt, die anbietende Person sowie Ihre Annahme oder Ablehnung mit Zeitpunkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO.

Vereinbaren wir mit Ihnen eine abweichende Anreisezeit, speichern wir die vereinbarte Zeit, den Inhalt der Vereinbarung, Zeitpunkt und die bearbeitende Person. Reisen Sie ohne Absage nicht an (Nichtanreise, Ziffer 13a der AGB), dokumentieren wir den maßgeblichen Anreisezeitpunkt, Zeitpunkt, bearbeitende Person und Begründung der Freigabe Ihrer Reservierung, den freigegebenen Zeitraum, den Zahlungsstand zu diesem Zeitpunkt, eine etwaige Wiederaufnahme der Reservierung sowie für die Abrechnung anderweitige Vermietungen und ersparte Aufwendungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die nachvollziehbare Abrechnung und die Verteidigung gegen Ansprüche.

4a. Gästeguthaben

Führen wir für Sie ein Gästeguthaben, buchen wir jede Bewegung – Gutschrift, Kulanzguthaben, Einlösung, Rückführung nach Stornierung, Auszahlung und Korrektur – mit Betrag, Buchungsbezug, Zeitpunkt, Grund und bearbeitender Person in einem Guthabenjournal. Wählen Sie statt einer Erstattung ein Guthaben, speichern wir Ihre Wahl und Ihre Zustimmung mit dem zugestimmten Wortlaut und Zeitpunkt. Guthaben zeigen wir nur nach Anmeldung im Gästekonto an, nie allein anhand einer E-Mail-Adresse. Beantragen Sie im Gästekonto die Auszahlung Ihres Guthabens, speichern wir Antrag, Betrag, Zeitpunkt, Bezug zur Ursprungsbuchung, den Auszahlungsweg und den Bearbeitungsstand bis zur Ausführung; ist der ursprüngliche Zahlungsweg nicht möglich, zusätzlich Kontoinhaber und IBAN, die Sie dafür angeben (im Gästekonto nur gekürzt angezeigt). Die Auszahlung veranlasst ein Administrator nach Prüfung; eine automatische Auszahlung findet nicht statt. Für die jährliche Auszahlung verbleibender Guthaben vom 15. bis spätestens 31. Dezember ermitteln wir den ursprünglichen Zahlungsweg. Solange ein Guthaben besteht oder ausgezahlt wird, kann das Gästekonto nicht gelöscht werden; wenden Sie sich dann an uns. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO.

5. Gästekonto

Wenn Sie ein Gästekonto anlegen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort in Form eines gesalzenen Prüfwerts (scrypt, nie im Klartext), Zeitpunkte der Bestätigung und Anmeldung sowie die Zuordnung Ihrer Buchungen. Bestätigungs-, Passwort- und E-Mail-Änderungslinks speichern wir nur als Prüfwerte; sie gelten 24 Stunden bzw. eine Stunde (Passwort zurücksetzen). Anmeldesitzungen speichern wir als Prüfwerte für höchstens acht Stunden. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche begrenzen wir je Gerät und Konto (Ziffer 2). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Ihr Gästekonto bleibt bestehen, bis Sie es löschen; es wird nicht wegen Zeitablaufs gelöscht. Auch nach Jahren können Sie sich anmelden und die Ihrem Konto zugeordneten Buchungen einsehen (zur Speicherdauer der Buchungsdaten siehe Ziffer 11). Eine Buchung wird Ihrem Konto nur über den persönlichen Link aus der Buchungsbestätigung und bei übereinstimmender, bestätigter E-Mail-Adresse zugeordnet.

Sie können das Konto jederzeit selbst löschen, solange kein Guthaben besteht (Ziffer 4a). Dabei werden Konto, Passwort-Prüfwert, Anmeldesitzungen, Ihre Einwilligung nach Ziffer 7a, Ihre Wartelisteneinträge (Ziffer 5a) und die Zuordnung Ihrer Buchungen zum Konto entfernt; die Empfängeradressen von Konto-E-Mails werden anonymisiert. Die Löschung des Kontos ist keine Löschung Ihrer Buchungsdaten: Die Buchungen selbst mit Ihren Angaben, Rechnungen, Zahlungen, Guthabenbewegungen, Buchungs-E-Mails und Nachrichten bleiben gespeichert (Ziffer 11). Ihre Rechte nach Ziffer 12, insbesondere auf Löschung, bleiben davon unberührt. Nicht bestätigte Konten löschen wir automatisch sieben Tage nach Ablauf des Bestätigungslinks.

Buchungen, deren Abreise mehr als ein Jahr zurückliegt, können Sie selbst aus Ihrer sichtbaren Buchungshistorie entfernen, sofern kein Betrag offen ist und kein Erstattungs- oder Auszahlungsvorgang läuft. Die Buchung wird danach in Ihrem Gästekonto nicht mehr angezeigt, auch nicht nach erneuter Anmeldung; wir speichern dazu den Zeitpunkt in der Buchung. Das ist keine Löschung: Die Buchung mit Ihren Angaben, Rechnungen, Zahlungen und Protokolle bleiben unverändert gespeichert (Ziffer 11). Eine Löschung Ihrer Daten können Sie jederzeit gesondert verlangen (Ziffer 12).

5a. Warteliste

Setzen Sie sich mit Ihrem Gästekonto auf die Warteliste, speichern wir die Zuordnung zu Ihrem Konto, Unterkunft bzw. Stellplatzart, Zeitraum, Zahl der Erwachsenen und Kinder sowie Zeitpunkt und Bearbeitungsstand (vorgemerkt, kontaktiert, gebucht, erledigt) mit bearbeitender Person und gegebenenfalls einer kurzen Notiz bzw. der Buchungsnummer. Weitere Angaben erheben wir dafür nicht. Unsere Administratoren sehen die Einträge mit der E-Mail-Adresse Ihres Kontos und der aktuellen Verfügbarkeit, um Sie bei frei werdender Kapazität zu kontaktieren. Eine automatische Buchung, Zahlungsforderung oder Zusage erfolgt nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage). Ziehen Sie einen Eintrag zurück oder löschen Sie Ihr Konto, wird der Eintrag sofort gelöscht. Erledigte und abgelaufene Einträge löschen wir nach den Fristen in Ziffer 11.

6. Cookies und Speicher im Browser

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Speicher, für die keine Einwilligung erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• zw_guest: Cookie für die Anmeldung im Gästekonto, gültig höchstens acht Stunden oder bis zur Abmeldung.
• pms_session: Cookie für die Anmeldung unserer Mitarbeitenden in der Verwaltung, höchstens zwölf Stunden.
• zeltwiese-booking-cart: Ihr Warenkorb im lokalen Speicher Ihres Browsers. Er bleibt bis zur Buchung, bis Sie ihn leeren oder die Browserdaten löschen.
• zeltwiesePendingCheckout: ein Zwischenstand Ihrer noch nicht abgeschlossenen Buchung im Sitzungsspeicher Ihres Browsers, damit ein Neuladen der Seite die Eingaben nicht verwirft. Er wird mit Abschluss der Buchung bzw. beim Schließen des Browserfensters gelöscht.

Ein Cookie-Banner zeigt das Buchungssystem deshalb nicht an. Die Cookie-Einstellungen unserer Website (Ziffer 2a) gelten für das Buchungssystem nicht.

7. E-Mails

Wir senden Ihnen E-Mails, die zur Buchung gehören: Buchungs-, Änderungs- und Stornobestätigung mit den Vertragsunterlagen, Angebote, Rechnungen, Zahlungsbestätigungen, Nachweise über Rückzahlungen, Zahlungserinnerungen (nur nach manueller Prüfung und Freigabe im Einzelfall, nie automatisch), eine Aufenthaltserinnerung vor der Anreise mit der Möglichkeit, Verpflegung nachzubestellen, und – wenn Sie eine Feuerschale oder einen Holzkohlegrill gebucht haben – drei Tage vor Anreise einmalig eine Information zur Waldbrandgefahrenstufe; bei kurzfristigen Buchungen steht diese Information stattdessen in der Buchungsbestätigung. Bei Buchungen über ein Vermittlungsportal senden wir eine Bestätigung nur nach manueller Prüfung. Hinzu kommen E-Mails zu Ihrem Gästekonto (Bestätigung der E-Mail-Adresse, Zurücksetzen und Änderung des Passworts, Änderung der E-Mail-Adresse) und Hinweise auf neue Nachrichten im Gäste-Postfach. Wir speichern Empfänger, Anlass, Inhalt, Versandzeitpunkt und Zustellstatus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, für die Waldbrandinformation zusätzlich Buchst. f (Brandschutz). Werbung senden wir nicht.

Für den Versand nutzen wir den E-Mail-Dienst unserer Website-Plattform Webnode (Webnode AG, Badenerstrasse 47, 8004 Zürich, Schweiz; Betrieb durch die Webnode s.r.o., Brno, Tschechien), der die E-Mails als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Datenverarbeitungsvertrags von Webnode (Art. 28 DSGVO) verarbeitet. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

7a. Nachrichten im Gästekonto

Eine Nachricht im Buchungsformular ist freiwillig. Sie wird zusammen mit der Buchung gespeichert und als erste Nachricht der Buchung im Gäste-Postfach angezeigt. Weitere Nachrichten zwischen Ihnen und uns speichern wir mit Inhalt, Zeitpunkt, Absender, Bezug zur Buchung bzw. zu Ihrem Gästekonto sowie Lesestatus. Über eine neue Nachricht von uns informieren wir Sie per E-Mail ohne den Nachrichtentext; wir speichern den Versandstatus dieser Benachrichtigung. Nachrichten sehen nur Sie nach Anmeldung in Ihrem Gästekonto sowie unsere Administratoren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Angebote, Rabattaktionen und Veranstaltungshinweise zeigen wir im Gäste-Postfach nur, wenn Sie dort eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Die Einwilligung speichern wir mit Wortlaut und Zeitpunkt, jede Änderung mit Zeitpunkt; Sie können sie jederzeit im Gästekonto widerrufen. Die Einwilligung ist freiwillig und keine Voraussetzung für eine Buchung; mit der Annahme der AGB willigen Sie nicht in Werbung ein. Zum Saisonabschluss nach dem 31. Oktober leeren wir das sichtbare Gäste-Postfach: Nachrichten zu abgeschlossenen Aufenthalten und allgemeine Nachrichten verschieben wir in ein getrenntes Archiv, das nur unseren Administratoren zugänglich ist und als Geschäftskorrespondenz sechs Jahre aufbewahrt wird (Ziffer 11); Angebote und Veranstaltungshinweise löschen wir. Ausgenommen sind Unterhaltungen mit offenen Vorgängen (offene Forderung, Erstattung, Beschwerde, unbeantwortete Nachricht). Löschen Sie Ihr Gästekonto, verschieben wir Ihre allgemeinen Nachrichten in dieses Archiv; buchungsbezogene Nachrichten bleiben bei der Buchung.

8. Zahlungen und Rechnungen

Wir verarbeiten die gewählte Zahlungsart, Rechnungen, den Rechnungsbetrag, erfasste Zahlungseingänge und Erstattungen mit Betrag, Datum, Zahlungsweg und gegebenenfalls Referenz. Das Buchungssystem nimmt keine Karten- oder Kontodaten entgegen. Überweisungen gleichen wir manuell mit unseren Kontoumsätzen ab, anhand von Buchungsnummer, Verwendungszweck und Betrag; einen automatischen Abruf unserer Kontoumsätze gibt es nicht. Teilen Sie uns mit, dass Sie bereits bezahlt haben, speichern wir Ihre Angaben (Datum, Zahlungsart, Bemerkung) bis zum Abgleich; erst ein erfasster Zahlungseingang gilt als Zahlung. Zu Zahlungserinnerungen speichern wir Vorschau, Prüfung, Freigabe, Versandzeitpunkt und -status bzw. die Entscheidung, keine Erinnerung zu senden. Wero bieten wir derzeit nicht an. Erstattungen und Auszahlungen veranlasst nur ein Administrator nach Prüfung; eine automatische Auszahlung findet nicht statt. Setzen Sie Gästeguthaben ein, verrechnen wir es vor Abschluss der Buchung; nur ein Restbetrag ist zu zahlen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO.

Zahlen Sie vor Ort mit Karte oder PayPal, wickelt unser Kassendienstleister Zettle by PayPal die Zahlung ab und verarbeitet die Zahlungsdaten in eigener Verantwortung; Ihre Buchungsdaten übermitteln wir dorthin nicht. Aus Zettle ruft das Buchungssystem nur Artikel-, Bestands- und Verkaufsdaten unserer Kasse ab. Bei Überweisung erhalten die beteiligten Banken (auf unserer Seite die Saalesparkasse) die üblichen Zahlungsdaten in eigener Verantwortung. Nachbestellte Verpflegung, die Sie vor Ort bezahlen, erfassen wir mit Betrag, Zahlungsart und Zeitpunkt bei Ihrer Buchung.

9. Hosting und Datensicherung

Das Buchungssystem und seine Datenbank betreiben wir auf einem Cloud-Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland). Hetzner verarbeitet die Daten als Hosting-Dienstleister in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Datensicherung auf drei Ebenen:

• Auf dem Server legt das Buchungssystem alle 15 Minuten sowie täglich eine vollständige, geprüfte Kopie der Datenbank in einem nur für den Systembetrieb zugänglichen Verzeichnis an. Sicherungen der letzten sieben Tage bleiben vollständig erhalten, ältere bis zu 30 Tage nur je eine pro Tag; danach werden sie gelöscht.
• Zusätzlich sichern wir die Datenbank manuell auf einem Rechner und einer externen Festplatte in unserem Betrieb. Eine automatische Übertragung dorthin findet nicht statt; ältere manuelle Sicherungen ersetzen wir durch neue.
• Gelöschte oder anonymisierte Daten können in Sicherungen bis zu deren Löschung bzw. Ersetzung enthalten sein; auf Sicherungen greifen wir nur zur Wiederherstellung zu und spielen dabei bereits vorgenommene Löschungen erneut ein.

10. Empfänger

Innerhalb unseres Betriebs erhalten nur die Mitarbeitenden Zugriff, die ihn für ihre Aufgabe benötigen; Zahlungen, Rechnungen, Mahnungen, Erstattungen, Stornokosten, Gästeguthaben und Kulanzangebote bearbeiten nur Administratoren; ihre Bearbeitungsschritte werden mit Zeitpunkt und Person protokolliert. Externe Empfänger sind:

• als Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten: der Hosting-Dienstleister (Ziffer 9) und unser E-Mail-Anbieter (Ziffer 7);
• in eigener Verantwortung: die beteiligten Banken und unser Kassendienstleister Zettle by PayPal (Ziffer 8);
• Stellen, an die wir aufgrund gesetzlicher Pflichten übermitteln müssen (zum Beispiel Finanzbehörden).

Aus dem Buchungssystem übermitteln wir keine Daten an Vermittlungsportale; bei Portalbuchungen erhalten wir Daten vom Portal (Ziffer 3). Das Buchungssystem wird in Deutschland betrieben (Ziffer 9). Unser E-Mail-Dienstleister Webnode hat seinen Sitz in der Schweiz, für die ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht. Eigenständig verantwortliche Zahlungsdienstleister können Daten nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen auch außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeiten.

11. Speicherdauer

Automatisch löscht bzw. anonymisiert das Buchungssystem:

• Anmeldesitzungen nach Ablauf, Bestätigungs- und Passwortlinks nach Ablauf ihrer Gültigkeit, nicht bestätigte Gästekonten sieben Tage nach Ablauf des Bestätigungslinks;
• die Empfängeradressen von Konto-E-Mails nach 90 Tagen;
• Fahrzeugkennzeichen sieben Tage nach der Abreise.

Steuerlich und handelsrechtlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen bewahren wir vollständig und unverändert auf; die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist:

• Aufzeichnungen über Zahlungen und Guthabenbewegungen: zehn Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO);
• Buchungsbelege, insbesondere Buchungen mit Preisen, Rechnungen, Erstattungen und Stornokosten: acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 14b UStG);
• Handels- und Geschäftsbriefe, insbesondere Angebote, Buchungs-, Änderungs- und Stornobestätigungen, Rechnungs- und Zahlungs-E-Mails sowie buchungsbezogene Nachrichten: sechs Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO, § 257 HGB).

Bei offenen Forderungen, laufenden Erstattungen, Rechtsstreitigkeiten, behördlichen Prüfungen oder sonstigen Verfahren bewahren wir die betroffenen Daten bis zu deren Abschluss auf.

Jährliche Bereinigung zum 31. Dezember:

• Bei Buchungen ohne Gästekonto, deren Aufenthalt mindestens ein Jahr zurückliegt, entfernen wir Telefonnummer, Nachrichten und Freitextangaben; Name, E-Mail-Adresse, Leistungen und Preise bleiben als Belege bis zum Fristablauf erhalten.
• Sind alle Aufbewahrungsfristen einer Buchung abgelaufen, anonymisieren wir Name und E-Mail-Adresse. Ist die Buchung Ihrem bestehenden Gästekonto zugeordnet, bleiben für Ihre Buchungshistorie nur Buchungsnummer, Zeitraum, Unterkunft, Personenzahl und Betrag erhalten.
• Inhalte von E-Mails ohne Aufbewahrungszweck (zum Beispiel Aufenthaltserinnerungen und Waldbrandinformationen) löschen wir ein Jahr nach dem Aufenthalt, Geschäftsbriefe und archivierte Nachrichten nach Ablauf von sechs Jahren, für Erstattungen angegebene Bankverbindungen nach Ablauf der Belegfrist.
• Erledigte Wartelisteneinträge löschen wir 30 Tage nach Abschluss, abgelaufene Einträge nach dem gewünschten Zeitraum; zurückgezogene Einträge sofort.

Gästekonten löschen wir nicht wegen Zeitablaufs. Ist eine Buchung Ihrem Gästekonto zugeordnet, bleibt sie in Ihrer Buchungshistorie sichtbar, solange Ihr Konto besteht und Sie sie nicht aus der Historie entfernen; Rechtsgrundlage ist die von Ihnen genutzte Kontofunktion (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).

Server-Fehlerprotokolle bewahren wir höchstens 14 Tage auf; ein Zugriffsprotokoll führt der Webserver nicht.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung (zum Beispiel für Angebote im Gäste-Postfach, Ziffer 7a) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Löschung Ihres Gästekontos und das Entfernen einer Buchung aus Ihrer sichtbaren Historie ersetzen einen Antrag auf Löschung Ihrer Daten nicht; diesen können Sie jederzeit gesondert stellen. Auskunfts- und Löschanträge erfassen wir mit Eingangsdatum; vor jeder Löschung prüfen wir, welche Daten einer Aufbewahrungspflicht oder Sperre unterliegen. Diese Daten sperren wir und löschen sie nach Fristablauf; alle übrigen löschen bzw. anonymisieren wir. Den Vorgang dokumentieren wir. Wenden Sie sich dazu an kontakt@zeltwiese-loebejuen.de.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Otto-von-Guericke-Straße 34a, 39104 Magdeburg.

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Das Buchungssystem berechnet Preise und Stornokosten und prüft die Verfügbarkeit automatisch. Es zeigt unseren Administratoren außerdem automatisch an, wenn eine Buchung ab 21:01 Uhr als Nichtanreise in Betracht kommt oder eine Zahlungserinnerung zu prüfen ist. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO oder ein Profiling findet nicht statt: Erstattungen, Anpassungen von Stornokosten, Kulanz, die Freigabe einer Reservierung bei Nichtanreise, deren Wiederaufnahme und Abrechnung sowie der Versand von Zahlungserinnerungen entscheidet stets ein Mensch.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung ändert. Jede Fassung erhält eine eigene Versionsbezeichnung und bleibt abrufbar. Eine neue Fassung bedeutet keine Einwilligung in eine geänderte Verarbeitung; wo eine Einwilligung erforderlich ist, holen wir sie gesondert ein.